FOTO, selain Arsip Tekstual

“Dari mana dapat kita ketahui kondisi sebelum kegiatan ini dikerjakan ? Berkasnya belum dapat diproses karena dokumennya tidak melampirkan foto ! Mana buktinya saudara pernah ke lokasi ? Bagaimana saudara menyatakan bahwa pekerjaan itu dilakukan sesuai rencana, namun saudara tidak dapat menunjukkan buktinya ! Ok, kalau saudara mengatakan sebelum force majeure kegiatan sudah selesai mana bukti fotonya? Mana buktinya saudara hadir dalam Musyawarah itu ? Saud
ara mengakui sering menjadi pelatih di pelatihan, mana buktinya ? Tingkat partisipasi masyarakat tinggi dilihat dari daftar hadirnya, mana bukti visualnya, dan lain-lain”

Kalimat-kalimat di atas sering didapatkan dalam keseharian kita menjalankan tugas fungsi yang  mewakili beberapa ungkapan, penyataan, pertanyaan dan permintaan sebagai pembuktian dari suatu bukti visual suatu kegiatan. Selama ini kita terkadang lebih mengenal dan lebih memperhatikan arsip dalam bentuk catatan, teks atau lebih dikenal dengan arsip tekstual, namun dalam keseharian ternyata ada arsip dalam wujud lain yang juga bisa dihasilkan sebagai arsip dalam rangka berbagai pelaksanaan kegiatan, yaitu arsip foto. Arsip foto adalah kumpulan foto-foto yang informasinya meliputi visualisasi kegiatan sesaat, bisa menyangkut hal-hal yang sifatnya positif maupun negatif  dan berhubungan dengan arsip tekstual yang ditampilkan.   

Foto kegiatan adalah salah satu bukti yang dianggap dapat mewakili proses pelaksanaan pekerjaan di lapangan, bagi sebahagian orang mereka menganggap  foto kegiatan hanya sebuah pekerjaan yang terlalu sederhana dan cenderung terabaikan bahkan seakan tidak penting. Padahal foto kegiatan merupakan  arsip yang tak terpisahkan dengan arsip tekstual karena foto kegiatan menggambarkan keterwakilan pelaksanaan secara visual yang mengandung nilai pembuktian. Pembuktian terhadap lokasi pelaksanaan kegiatan, kondisi, waktu, pelaku, perkembangan kegiatan, kesesuaian rencana dengan realisasi, unsur keterlibatan dan tingkat partisipasi. Dalam konteks Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perdesaaan (PNPM MPd) foto kegiatan dapat bermanfaat sebagai:

- Dokumentasi Pelaksanaan Pekerjaan

- Visualisasi secara detail keadaan dan realisasi di lapangan

- Bahan pembelajaran untuk pekerjaan sejenis di masa yang akan datang

- Bahan review jenis perkerjaan pada saat rapat dan pelatihan

- Bukti otentik bahwa kita berada di lokasi kegiatan atau setidaknya kita pernah berada di lokasi kegiatan.

Nah, dari sekian banyak manfaat foto kegiatan masih bisakah kita menganggap bahwa foto kegiatan adalah hal yang tidak penting alias sepele.

Foto-foto yang ditampilkan harus informatif dan mempunyai nilai pembuktian, misal foto pelaksanaan prasarana harus menunjukkan kondisi sebelum pekerjaan dilaksanakan atau lebih dikenal dengan foto 0%, foto sedang pelaksanaan atau foto 50% dan foto setelah pelaksanaan atau foto 100%. Objek pengambilan foto yang konsisten dan fokus pengambilan foto juga konsisten akan menambah nilai estetika foto yang ditampilkan.

Gambar di atas menunjukkan kondisi perkembangan kegiatan sebelum dikerjakan, sedang dan selesai dikerjakan, di mana dapat dilihat okjek dan focus pengambilan foto yang

konsisten, tampak latar foto yang sama antara foto sebelum, sedang dan sesudah. Perhatikan foto berikutnya dengan latar rumah penduduk dan terlihat  papan proyek akan menambah nilai esensial dari foto dokumen yang ditampilkan. Foto-foto ini menunjukkan pembuktian bahwa kegiatan dikerjakan sesuai dengan lokasi yang telah ditentukan, hal ini bisa diperhatikan dari objek dan fokus foto sebelum kegiatan dikerjakan dan setelah kegiatan selesai dikerjakan. Foto kegiatan utnuk bangunan

gedung bisa dilakukan dengan mengambil foto dari empat sisi yaitu depan, samping kanan, samping kiri, belakang di samping mengambil foto persfektif. Jika ada pekerjaan yang setelah selesai dikerjakan tidak terlihat wujudnya, misal; pembesian, galian pondasi, maka diperlukan foto-foto yang menunjukkan sedang pelaksanaan kegiatan.

Di sisi lain ditinjau dari aspek administrasi foto dapat bermanfaat sebagai sebuah catatan, karena berkas tersebut mengandung nilai identitas waktu dan tempat, di tinjau dari aspek hukum bermanfaat sebagai alat bukti yang sah, di tinjau aspek pendidikan bermanfaat untuk mendukung kegiatan pembelajaran masyarakat menyangkut data atau informasi dan kronologis pelaksanaan kegiatan. Demikian banyak manfaat dan makna sebuah foto dokumentasi maka sudah sewajarnya kita tidak mengabaikan dan menyepelekan foto untuk melengkapi arsip dalam

keseharian kita melakukan pekerjaan. Ingat…! arsip tidak hanya berbentuk tekstual namun ternyata ada bentuk lain dari suatu arsip yaitu “ARSIP FOTO”.

Fadlun, ST

Fastekab Aceh Tamiang

e-mail: fadlun_este@yahoo.co.id